Langkah-Langkah Teknis Akreditasi Perpustakaan Lembaga Nonpemerintah 9 Komponen Penilaian

By danlevGeneral, Kegiatan

Akreditasi perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah

Undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan memberi definisi mengenai perpustakaan, koleksi perpustakaan dan penjelasan mengenai jenis-jenis perpustakaan, yaitu perpustakaan nasional, perpustakaan umum dan perpustakaan khusus. Sedangkan kegiatan akreditasi perpustakaan dilakukan berdasarkan Pasal 18, Pasal 23 ayat 1, Pasal 24 ayat 1, Pasal 27 ayat 1 beserta peraturan turunannya.

Akreditasi perpustakaan dilakukan untuk mengukur penerapan standar nasional perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah. Standar nasional ini memastikan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah berjalan sesuai pedoman dan memberikan pelayanan terbaik kepada pemustaka dan stake holdernya.

Sembilan komponen akreditasi meliputi enam komponen utama yaitu: koleksi perpustakaan, sarana dan prasarana perpustakaan, pelayanan perpustakaan, tenaga perpustakaan, pengelolaan perpustakaan, dan tiga komponen pendukung yaitu: inovasi dan kreativitas, tingkat kegemaran membaca dan indeks pembangunan literasi masyarakat (IPLM).

Perpustakaan Khusus dibagi lagi menjadi tiga kategori, yaitu: Perpustakaan Khusus Kementerian/Lembaga (seringkali disingkat menjadi perpustakaan K/L); perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah dan perpustakaan rumah ibadah (masjid, gereja, kelenteng, vihara, kuil, dan pesantren tradisional (perlu ada penjelasan lebih lanjut tentang tradisonal dan modern, karena pesantren modern masuk ke kategori perpustakaan sekolah).

Akreditasi perpustakaan dilakukan oleh tim dari Perpustakaan Nasional yang terdiri dari dua asesor dan satu orang administrasi. Bimbingan teknis akreditasi untuk perpustakaan area Jakarta Raya dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta (Dispusip DKI Jakarta). [1] Bimbingan teknis berupa kunjungan dan pendampingan one on one oleh asesor kepada asesi. Ketika bimbingan teknis, sebaiknya perpustakaan asesi sudah menyiapkan hal-hal yang akan ditanyakan ke asesor.

Untuk diketahui, pelaksanaan bimbingan teknis, pendampingan dan akreditasi perpustakaan, tidak mengeluarkan biaya apapun untuk asesor, karena hal ini sudah menjadi tugas pokok dan fungsi pembinaan perpustakaan.

Persiapan Teknis

Berdasarkan pengalaman empiris yang dilakukan oleh Pustakawan Perpustakaan Hukum Daniel S. Lev di Jakarta, berikut ini tahapan yang dilakukan ketika perpustakaan memutuskan mengikuti akreditasi.

  1. Tetapkan waktu untuk pelaksanaan akreditasi. Perpustakaan Hukum Daniel S Lev membutuhkan waktu enam bulan untuk mempersiapkan bukti-bukti penilaian dan berkas akreditasi. Waktu yang agak panjang ini dikarenakan persiapan terputus-putus oleh rutinitas harian perpustakaan.
  2. Baca dan pelajari:
    1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
    1. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 167 Tahun 2023 tentang Instrumen Akreditasi Perpustakaan Khusus Lembaga Nonpemerintah (29 halaman)
  3. Pelajari khususnya bagian lampiran dari Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 167/2023, yang berisi instrumen akreditasi.
  4. Isi identitas perpustakaan, jika belum memiliki Nomor Pokok Perpustakaan (NPP), bisa mengajukan ke halaman pendataan perpustakaan di situs https://data.perpusnas.go.id//public/direktori . Mengisi pendataan dan mendapatkan NPP bisa dilakukan pararel dengan proses persiapan akreditasi. NPP akan menjadi salah satu poin penilaian.
  5. Lakukan self-assessment (penilaian mandiri) berbasiskan lembar/borang akreditasi. Lembar bisa dicetak dan ditandai kira-kira perpustakaan kita memenuhi aspek atau syarat atau tidak. Pilih huruf a di setiap aspek jika semua aspek terpenuhi.
  6. Siapkan bukti-bukti yang diminta oleh setiap butir komponen. Perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah memiliki 9 komponen, setiap komponen memuat aspek yang penilaiannya berisi 5 butir pilihan jawaban, semakin lengkap maka skornya semakin baik.
  7. Bukti yang diminta berupa dokumen tertulis, foto atau tangkapan layar. Kumpulkan dan scan semua ijasah, sertifikat, bukti pelatihan yang tercetak.
  8. Contoh dokumen tertulis:
  9. Surat keputusan pendirian perpustakaan
  10. Standar pengembangan koleksi
  11. Alur kerja alih media
  12. Berita acara weeding
  13. Kebijakan-kebijakan perpustakaan
  14. Rencana kerja perpustakaan

Contoh foto:

  1. Koleksi buku, jurnal, majalah, surat kabar yang dilanggan, ensiklopedia, dan lain-lain
  2. Rak, meja kursi, komputer, sarana keamanan dan kebersihan

Foto screenshoot (tangkapan layar)

  1. Kecepatan internet
  2. Database perpustakaan
  3. Media promosi perpustakaan, dll.
  4. Buat video profil perpustakaan dengan durasi 3-5 menit, upload di Youtube, bisa menggunakan akun/email perpustakaan. Video profil sederhana berisi rekaman suasana perpustakaan, cara datang, prosedur, koleksi, siapa yang bisa menjadi anggota, apakah keanggotaan terbuka atau tertutup, visi-misi perpustakaan, pustakawannya, kegiatan yang dilakukan, dan lain sebagainya.
  5. Filenaming dokumen (penamaan dokumen). Setiap dokumen diberi nama sesuai dengan bukti ke berapa. Misalnya dokumen tentang jenis dan jumlah koleksi di komponen 1, ditulis: 1.1.1.1 Jenis koleksi yang dimiliki; 2.1.1 Luas ruang perpustakaan yang dimiliki.
  6. Penyimpanan bukti fisik. Semua bukti disusun di ms.word, foto bisa di-insert sebagai image atau di-paste kan ke word, jika sudah final, maka bisa di-convert disimpan dalam .pdf supaya susunan tidak berantakan. Sangat disarankan penyimpanan di drive (google drive atau yang lainnya, supaya bisa dikerjakan secara bersama-sama dalam tim). Tidak disarankan disimpan di local drive komputer atau laptop kerja.
  7. Setelah lengkap terkumpul per komponen dan sudah yakin akan hasil self assesment, Buka aplikasi SIPAPI di https://akreditasi.perpusnas.go.id/ , disarankan menggunakan laptop atau komputer. Silakan daftar jika belum pernah mendaftar atu klik Login/Masuk jika pernah daftar.
  8. Ikuti semua langkah di SIPAPI. Upload per komponen dengan berkas .pdf tidak lebih dari 10MB per komponen. Di bagian akhir, unggah juga link Youtube Profil Perpustakaan dan link penyimpanan borang akreditasi final yang sudah rapi di-drive (menggunakan fitur sharing, pastikan akses hanya sebagai ‘pelihat/viewer’
  9. Tunggu tindak lanjut dari SIPAPI, biasanya dalam hitungan hari perpustakaan kita dijadwalkan untuk dilakukan kunjungan oleh asesor.
  10. Saran terakhir, lebih baik bukti akreditasi diprint/cetak, jaga-jaga apabila ketika kunjungan ada masalah teknis dengan listrik atau koneksi internet.

—–trianadyah@pshk.or.id

[1] Bisa menghubungi Ibu Penny atau Bapak Arif Fadillah dari bagian Pembinaan Perpustakaan Khusus Dispusip DKI Jakarta.