Perkembangan teknologi digital memberikan banyak perubahan dalam berbagai aspek kehidupan, tak terkecuali bagi para pengelola informasi dan dokumen. Perubahan ini bagi sebagian pengelola dokumen, rekod, dan arsiparis menimbulkan kegalauan dalam menentukan sistem seperti apa untuk mengelola berbagai rekod dan arsip tersebut. Yogi Hartono, berpendapat bahwa saat ini pengelola rekod dan arsip, khususnya berkaitan dengan arsip media sudah harus bisa memanfaatkan teknologi informasi seperti Robotik LTO dalam pengelolaan rekod dan arsip yang menjadi tanggung jawabnya. Robotik LTO ini merupakan robot yang didesain untuk memudahkan dalam proses penelusuran dan temu kembali arsip. Selain itu, kelebihan Robotik LTO yaitu highly scalable (LTO-8 tape cartridge holds up to 30 TB), economic, efficient, dan secure (offline and on-premises protection ransomware).
Paparan Yogi Hartono, Manajer Library and Archives Media CNN Indonesia, disampaikan dalam acara Coffee Talks Series yang diselenggarakan Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) bekerja sama dengan PSHK dan STHI Jentera pada hari Kamis, 23 Agustus 2018. Kegiatan ini bertema “Evolusi Pengelolaan Arsip Media: Proses Bisnis & Kompetensi”. Kegiatan ini dihadiri oleh 60 orang peserta yang merupakan para pengelola rekod dan arsip, baik instansi pemerintah maupun swasta.
Lebih lanjut menurut Yogi Hartono, dalam 5 tahun terakhir, karena perkembangan teknologi informasi, para pengelola rekod sudah terkena shifting. Dari sebelumnya lebih banyak mengelola media imprint dan elektronik ke media digital. Hal ini berlaku untuk pengelola rekod pada industri media, baik itu surat kabar, majalah, radio, dan televisi. Untuk itu, para pengelola rekod dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi yang ada, tidak hanya dalam konteks kemampuan memahami organisasi juga penguasaan media dan sistem informasi temu kembalinya.
Gambar 2. Resume Materi Yogi Hartono
Secara rinci Yogi Hartono menjelaskan Robotik LTO memungkinkan teknologi penyimpanan sebelumnya seperti Tape Drive untuk masuk dalam Robotik LTO ini. Setiap 7 tahun kemampuan Robotik LTO ini ditingkatkan kemampuannya. Saat ini sudah masuk LTO 8 yang berkapasitas 32 TB dalam kondisi uncompress. Investasi Tape Drive Robotic lebih murah sepertiganya dari pada menggunakan cloud backup. Untuk pengelolaan arsip skala besar lebih handal dibanding cloud. Selain itu, cloud pengelola rekod harus sewa, dan apabila telat bayar langsung dikunci.
Salah satu contoh pengguna Robotik LTO 8 ini adalah NASA, Google di Barkeley.
Dalam kegiatan ini pula setiap peserta menyampaikan perkembangan pengelolaan rekod dan arsip yang menjadi tanggung jawabnya. Diskusi dilakukan dalam bentuk diskusi kelompok sehingga masing-masing dapat menyampaikan gagasannya dengan cukup detail. Kegiatan ini dibuka oleh Gita Putri Damayana, Direktur Penerbitan PSHK.
Berikut materi Evolusi Pengelolaan Arsip Media.
Video dokumentasi dapat diakses pada URL Video Dokumentasi Coffee Talk
Penulis: Tuti Nourhasanah