Perpustakaan Daniel S.Lev bersama Asosiasi Profesional Informasi Hukum Indonesia (APIHI) mengadakan diskusi dengan topik “Dokumentasi Hukum” pada 28 Februari 2023 melalui media Zoom Meeting. Diskusi ini membahas terkait AHU Online dan APIHI. Diskusi dimulai pada pukul 14.00 WIB dengan dibuka oleh MC, Helmalia. Diskusi dipandu oleh Ibu Triana Dyah selaku moderator dan Ibu Paramita Kusumawardhani selaku narasumber.
AHU ONLINE
AHU Online adalah sistem pelayanan publik secara daring milik Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM. Sistem pelayanan ini dikelola oleh Pelayanan Online Subdit Badan Hukum Direktorat Perdata. Sistem ini ditujukan untuk masyarakat dalam mencari informasi hukum yang dibutuhkan dalam menjalankan bisnis. Masyarakat dapat mengakses informasi hukum seperti mengecek legalitas suatu perusahaan dalam website tersebut. Sistem ini dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat, efisien, dan bebas dari pungli. AHU Online dapat dikunjungi pada https://ahu.go.id/
AHU Online merupakan sistem pelayanan publik yang mengakomodir hampir seluruh kegiatan notaris. AHU Online berisi profil badan hukum, yaitu perseroan, yayasan, perkumpulan, koperasi, badan usaha, dan lain sebagainya. Profil perusahaan berisi informasi suatu perusahaan seperti nama, alamat, bidang usaha, pemegang saham, dan modal. Selain profil dari badan hukum, terdapat juga layanan seperti wasiat, fidusia, PPNS, kewarganegaraan, legalisasi-apostille, partai politik, dan sebagainya. Data yang paling banyak diminta oleh pengguna adalah profil perseroan/perusahaan dan yayasan dimana data ini digunakan untuk mengecek legalitas suatu perusahaan dan kelengkapan informasi akta.
Pustakawan atau profesional informasi memberikan layanan bagi pengguna yang prosedurnya secara umum sebagai berikut:
- Pengecekan ketersediaan data dengan memasukkan nama badan hukum ke database AHU Online
- Pembelian data dilakukan setelah pengguna setuju
- Penyimpanan data. Tidak semua perpustakaan menyimpan data yang telah didapat karena pengguna selalu menginginkan data terbaru.
AHU Online sangat membantu dalam mendapatkan dokumen secara cepat, tepat, dan efisien. Sistem layanan ini juga dapat mengurangi kasus pungli dan korupsi. Namun, dalam prakteknya, ada beberapa masalah yang sering dialami oleh para peserta diskusi dalam menggunakan AHU Online. Beberapa masalah yang sering dihadapi adalah data yang tidak ada, sulitnya mengajukan permohonan data secara manual, dan kesulitan dalam melakukan pembayaran/pembelian voucher.
Menurut keterangan peserta masalah data hilang disebabkan oleh sistem yang sedang mengalami error. Pembaharuan data oleh notaris juga dapat menyebabkan data yang dicari tidak ada, namun hal itu seharusnya dapat ditanggapi dalam waktu tujuh hari kerja. Pembaharuan data oleh notaris juga mungkin disebabkan karena kesalahan data. Jika ada kesalahan data, maka data harus diubah dengan membeli voucher. Selain itu, masalah ini juga bisa disebabkan oleh terblokir nya suatu perusahaan oleh sistem karena tidak melengkapi persyaratan yang ada sehingga data terkait perusahaan tersebut tidak ada.
Salah seorang peserta menuturkan pernah ketika mencari data di AHU, tapi data yang dicari tidak tersedia, akhirnya mengajukan permohonan data secara manual/langsung. Namun, dalam waktu satu bulan tidak ada kabar terkait permohonan data tersebut. Setelah satu bulan tidak ada kabar, akhirnya kembali lagi ke AHU untuk mempertanyakan kembali permohonan tetapi tidak ada tanggapan sehingga meminta pengembalian uang. Namun, tidak ada tanggapan kembali terkait pengembalian uang sehingga data tidak didapat dan uang tidak kembali. Permasalahan tersebut ternyata tidak hanya dialami oleh seorang peserta tetapi ada juga peserta yang mengalami permasalahan serupa.
Untuk mendapatkan data, para pengguna harus melakukan pembelian voucher. Pembelian ini dilakukan melalui beberapa bank persepsi atau bank penerima PNBP salah satunya BNI. Menurut peserta diskusi yang juga menggunakan AHU Online pembelian voucher menggunakan bank selain BNI, prosesnya cukup sulit.
APIHI
Asosiasi Profesional Informasi Hukum Indonesia atau APIHI merupakan komunitas yang dibentuk berdasarkan kesamaan visi pustakawan dan profesional informasi di bidang hukum. APIHI berawal dari beberapa pustakawan firma hukum di Jakarta yang sepakat membentuk suatu komunitas untuk saling membantu dalam mendapatkan data informasi dokumen hukum seperti peraturan perundang-undangan dan putusan pengadilan.
Menggunakan mailing list Yahoo Groups, Ahmad Fauzan (Ozzan) dan rekan-rekannya memberi nama Perpushukum-net yang didirikan pada 7 Maret 2003. Setelah beberapa kali bertemu dan berdiskusi, komunitas tersebut sepakat untuk mengembangkan perkumpulannya menjadi asosiasi profesi. Pada tahun 2017, APIHI pun berdiri.
Tujuan dibentuknya APIHI untuk meningkatkan profesionalisme profesional bidang hukum Indonesia, mengembangkan ilmu pustaka, dokumentasi, dan informasi di bidang hukum, meningkatkan kompetensi dan kesejahteraan anggota, meningkatkan kesejahteraan profesional informasi bidang hukum di Indonesia.
APIHI ingin berperan sebagai simpul dalam bekerjasama dengan pemerintah dalam pengembangan dokumentasi dan informasi bidang hukum, dan mengembangkan jaringan organisasi non-pemerintah dalam dokumentasi dan informasi bidang hukum.
Menurut keterangan Taslim Buldani selaku ketua APIHI, asosiasi ini dilandasi pemikiran kalau era sebelum keterbukaan informasi, akses terhadap dokumen-dokumen hukum sangat sulit. Dilandasi pemikiran tersebut kita saling bekerja sama untuk saling berbagi informasi hukum. Dahulu, pernah berdiskusi dengan Perpusnas dan BPHN tentang peran mereka dalam sistem dokumentasi hukum nasional itu seperti apa.
Dalam JDHIN ada potensi bahwa JDHIN tidak hanya bisa dari instansi pemerintah tapi juga dari organisasi-organisasi non-pemerintah. APIHI mengambil peran tersebut, namun terjadi diskusi apakah dokumentasi-dokumentasi informasi hukum milik firma huku bisa diakses publik. Hal ini menjadi tantangan sendiri bahwa jawabannya tidak mungkin.
Solusi dari masalah ini adalah APIHI harus memiliki sumber daya sendiri baik dalam bentuk database peraturan yang dikelola bersama oleh APIHI kemudian menjadi rujukan bersama ketika masyarakat mencaari informasi hukum.
Diskusi ditutup pada pukul 15.55 WIB. Jumlah peserta yang hadir dalam diskusi kali ini sebanyak 41 peserta.
Penulis :
Nabila Nurfahzarani (Mahasiswa Program Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia)