Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Provinsi DKI Jakarta menyelenggarakan sebuah acara bernama “Rembuk Perpustakaan Khusus DKI Jakarta” (27/06/2023). Acara Rembuk Perpustakaan Khusus DKI baru pertama kali dilakukan. Hal ini merupakan sebuah awalan dan inisiatif yang baik bagi perkembangan perpustakaan khusus di DKI Jakarta. Tujuan kegiatan ini adalah untuk mengidentifikasi tantangan dan kendala apa yang dihadapi oleh para pengelola perpustakaan khusus di DKI Jakarta.
Selain itu, hal ini juga sebagai titik awal pembinaan perpustakaan khusus di wilayah DKI Jakarta untuk menguatkan kapasitas dan advokasi kebijakan terhadap kelembagaan perpustakaan khusus secara umum dimana perpustakaan khusus harus memiliki struktur kelembagaan, rancangan anggaran, dan juga pembagian kerja yang jelas agar tercipta kesinergisan antara Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Provinsi DKI Jakarta dan Perpustakaan Khusus.
Acara dibuka oleh Pak Suryanto dengan memaparkan penjelasan singkat mengenai kegiatan Rembuk Perpustakaan Khusus DKI Jakarta, dimana tujuan utama diselenggarakannya acara ini supaya informasi pemanfaatan perpustakaan bisa didapatkan masyarakat dan masyarakat bisa menggunakan perpustakaan dengan optimal.
Pak Suryanto mengatakan bahwa “Dispusip adalah satuan kerja yang mengurus perpustakaan di DKI Jakarta dan berperan sebagai narahubung, baik itu dengan masyarakat pemustaka maupun dengan lembaga pembina (Perpusnas RI).” (27/06).
Di akhir kalimatnya Pak Suryanto menambahkan,“Semoga rembuk kita ini sebagai awal kolaborasi dan dapat membentuk program atau kegiatan unik yang bisa dikolaborasikan dengan pemprov DKI Jakarta” ucapnya (27/06).
Pak Suryanto berkata, “Semoga dalam koridor yang dimiliki Perpus Khusus, masyarakat di DKI Jakarta bisa memiliki akses pada koleksi yg dimiliki dan menjadi manfaat bagi pembangunan masyarakat di DKI jakarta.” (27/06).
Setelah sesi pembukaan, sesi selanjutnya dilanjutkan dengan sesi pemaparan materi yang dipaparkan oleh Prof. Sulistyo Basuki. Materi yang dipaparkan oleh Prof. Sulistyo mencakup seputar definisi perpustakaan khusus, ciri-ciri perpustakaan khusus, fungsi utama perpustakaan khusus dan fungsi minimum perpustakaan khusus. Prof. Sulistyo juga menjelaskan tentang pentingnya berjejaring di dalam dunia perpustakaan. Berjejaring yang dimaksud adalah berjejaring secara informal dengan tujuan memudahkan akses informasi antar pustakawan.
Pemaparan materi dilanjutkan oleh Bapak Farli Elnumeri di sesi pemaparan berikutnya, dimana beliau menjelaskan seputar kebutuhan pembinaan perpustakaan khusus oleh Perpustakaan Nasional. Farli menjelaskan kebutuhan bahwa pembinaan dapat membantu proses jejaring antar pustakawan dan dapat memudahkan perpustakaan akan akses koleksi.
“Seringkali literatur yang dicari bukan literatur yang relevan dan sulit ditemukan, dan dengan adanya kenalan jaringan, literatur tersebut dapat lebih mudah ditemukan melalui kolaborasi antar pustakawan.” Ucap Farli.
Jaringan yang dimaksud Farli merupakan jaringan informal yang dimiliki antar pustakawan melalui aplikasi media sosial yakni seperti Whatsapp dan sebagainya. Hal ini untuk memudahkan para pustakawan berbagi informasi. Farli juga menyorot keuntungan adanya jejaring antar pustakawan bagi pemustaka adalah:
- Akses dan mutu layanan perpustakaan khusus bidang tertentu kepada pemustaka lebih lengkap dan mudah
- Kebermanfaatan layanan perpustakaan bagi kesejahteraan rakyat; dan
- Peran serta masyarakat dalam bidang perpustakaan.
Setelah sesi pemaparan selesai, sesi berikutnya adalah sesi diskusi yang diawali dengan penyampaian beberapa topik bahasan untuk didiskusikan oleh para hadirin. Hadirin diberikan 2 pertanyaan inti seputar: (1) Hal apa saja yang perlu diperbaiki dari perpustakaan khusus?; (2) Hal apa saja yang sudah terlaksana dengan baik di dalam perpustakaan khusus?. Kemudian selanjutnya hadirin dibagi ke beberapa kelompok beranggotakan 4-5 orang untuk mendiskusikan 2 pertanyaan dalam waktu 10 menit.
Hasil lingkup diskusi para hadirin secara garis besar adalah sebagai berikut:
- SDM Perpustakaan Khusus masih perlu mengembangkan kompetensi di dalam soft skill, manajemen pengetahuan dan bagaimana cara mengatasi masalah keterbatasan SDM. Jumlah SDM yang ada di dalam perpustakaan juga harus sebanding dengan pemustaka yang ada agar tercipta pelayanan yang seimbang.
- Perpustakaan perlu mengembangkan sarana dan prasarana untuk menunjang kinerja para pustakawan agar bisa memberikan pelayanan yang terbaik pada pemustaka.
- Di satu sisi, terdapat beberapa perpustakaan yang telah mendapatkan dukungan yang baik dari pemerintah, namun di sisi lain masih ada beberapa perpustakaan yang belum. Langkah yang tepat untuk dilakukan demi mengatasi hal ini adalah dengan mengatur kembali struktur kelembagaan menjadi lebih ideal, melakukan pembagian kerja yang jelas dan juga mengawasi kinerja karyawan agar memudahkan perpustakaan untuk mendapatkan dukungan dari pemerintah.
- Lembaga perlu memiliki struktur yang jelas agar tercipta harmonisasi kerja.
- Perlunya rancangan anggaran yang jelas dan jumlah anggaran yang diberikan harus memadai kebutuhan lembaga/perpustakaan.
Solusi lain yang dikemukakan hadirin adalah perlunya pengadaan advokasi struktural lembaga di perpustakaan. Advokasi ini dapat berbentuk forum diskusi untuk para pustakawan. Tujuan dibentuknya forum ini agar para pustakawan dapat menyalurkan argumentasi dan tanggapan mereka mengenai masalah-masalah kepustakaan dan struktur kelembagaan yang dihadapi perpustakaan.
Sesi ini ditutup oleh Farli Elnumeri, yang menuturkan harapan adanya penguatan dari perpustakaan nasional untuk memperkuat eksistensi perpustakaan.
“Saya berharap untuk adanya langkah dari perpustakaan nasional untuk memperkuat eksistensi perpustakaan. Jika dibandingkan dengan arsip, mereka juga tidak memiliki eselon, namun mereka memiliki kekuatan. Hal ini yang ingin kita dorong untuk perpustakaan. Contohnya kita ingin perpustakaan menjadi unit kearsipan di kementerian, namun ada sejumlah konsekuensi yang perlu ditimbang lagi.” Ucap beliau.
Paparan Profesor Sulistyo Basuki dalam Rembuk Perpustakaan Khusus DKI Jakarta
(Fadhel Abdala, Mahasiswa DIPI UI 2020)