Document controller (pengelola dokumen) merupakan profesi yang berkaitan erat dengan pengelolaan informasi dan profesi ini belum banyak diketahui oleh masyarakat luas. Profesi ini bertanggungjawab dalam memastikan proses pengelolaan dokumen secara konsisten, terkontrol dan standar (baku) di setiap fase dalam siklus hidup dokumen. Dia harus memastikan dokumen yang dipakai dalam aktivitas keseharian perusahaan adalah dokumen versi terbaru atau terakhir, sudah melalui proses pengecekan sesuai prosedur dan mendapatkan pengesahan atau persetujuan secara formal.
Profesi document controller sangat dibutuhkan pada sektor-sektor industri atau organisasi yang melibatkan aktivitas teknis, rekayasa teknis dan atau konstruksi; yang dokumentasinya sering dimodifikasi dan diperbarui; mengharuskan aktivitas penemuan kembali dokumen dan informasi yang dapat diandalkan, mementingkan dokumen yang mutakhir dan resmi dan jika menggunakan dokumen yang obsolete atau tidak resmi bisa menimbulkan isu keselamatan; dokumen-dokumennya diproduksi dan dipertukarkan antar bagian yang berbeda; serta menekankan pentingnya kepatuhan, keterlacakan dan audit.
Sektor-sektor yang sangat membutuhkan profesi document controller terentang dari sektor otomotif, farmasi, laboratorium, logistik, sumber daya listrik, konstruksi kimiawi, lingkungan, manufaktur, pengiriman, astronomi, perangkat lunakm dan lain sebagainya.
Secara garis besar document controller memiliki peran dan fungsi yang lumayan banyak. Document controller harus:
- Memastikan semua regulasi dokumen sesuai aturan dan standar
- Mampu memelihara daftar dokumen dan melaksanakan pemeriksaan kualitas dokumen.
- Bisa melakukan identifikasi klasifikasi dan pembuatan metadata, menyusun dan menyimpan dokumen secara eletronik atau tercetak;
- Memproses setiap dokumen masuk dan keluar
- Mendistribusikan dokumen kepada pengguna terkait baik internal maupun eksternal
- Menerbitkan laporan dan statistik terkait kasus perkembangan dokumen; dan
- Sebagai narahubung untuk pertanyaan-pertanyaan terkait dokumentasi.
Dalam menjalani peran dan fungsi keseharian, ada beberapa aktivitas yang masih disalahpahami soal kewenangan document controller. Berdasarkan pengalaman penulis, document controller tidak bertanggungjawab terhadap isi atau konten sebuah dokumen. Meski demikian document controller harus memastikan kepatuhan -dokumen dibuat dengan mengikuti standar perusahaan, memenuhi persyaratan kontraktual, atau persyaratan sesuai regulasi dan hukum yang berlaku. Memastikan kualitas, kesesuaian template dan format dokumen, mengidentifikasi atribut, klasifikasi dan kategorisasi dokumen. Memastikan kelengkapan setiap elemen, tidak terdapat bagian dokumen yang hilang, serta menjamin keterbacaan, dan keterlacakan -mengidentifikasi siapa, kapan, dan mengapa dokumen dibuat, serta mencatat setiap dokumen keluar dan masuk.
Berkenaan dengan publikasi dan distribusi, document controller tidak menentukan distribusi dokumen. Distribusi dokumen ditentukan oleh seseorang dengan otoritas teknis seperti manager proyek atau manager departemen. Document controller harus bertanggungjawab atas pengelolaan dan keamanan dokumen yang terkontrol (controlled document) dan memastikan pengguna untuk selalu menggunakan dokumen ini.
Kontrol keamanan dokumen yang berada dalam ranah document controller bertujuan untuk:
- Menghindari modifikasi yang tidak terkontrol yang memungkinkan hilangnya informasi
- Memastikan pengguna memiliki akses yang sesuai terhadao dokumen yang dibutuhkan
- Memudahkan proses temu kembali dengan melakukan kategorisasi dan klasifikasi
- Menjamin kerahasiaan dan reputasi perusahaan
- Memungkinkan pengaturan kebijakan retensi dan pemusnahan terkontrol
Dalam implementasinya, document controller yang baik memahami cara untuk menyesuaikan praktik kerja terhadap standar dan aturan yang berlaku, sambil terus memastikan prinsip dasar document control tetap terpenuhi.
Sumber tulisan: Presentasi Bedah Profesi Document Controller, oleh I Putu Ari K. Budiasa.